Luật sư Đinh Thị Chúc, Đoàn Luật sư thành phố Hà Nội trao đổi về thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế cho hộ kinh doanh:

Có những doanh nghiệp, hộ kinh doanh đã thông báo tạm ngừng hoạt động từ nhiều năm, thậm chí có trường hợp tới 20 năm, nhưng chưa hoàn tất thủ tục chấm dứt mã số thuế, quyết toán thuế và giải thể. Điều này khiến cho chủ doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thể phải chịu những khoản phạt lớn liên quan đến nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước.

Luật sư Đinh Thị Chúc, Đoàn Luật sư thành phố Hà Nội cho biết, ngừng hoạt động trên thực tế không đồng nghĩa với việc đã hoàn thành nghĩa vụ thuế hoặc chấm dứt tư cách đăng ký kinh doanh. Nếu hộ kinh doanh vẫn được cơ quan thuế ghi nhận đang hoạt động, chủ hộ có thể đối mặt với một số rủi ro như sau:

• Tiếp tục phát sinh nghĩa vụ kê khai thuế: Tùy tình trạng đăng ký, phương pháp tính thuế và quy định áp dụng, chủ hộ có thể vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ kê khai, thông báo hoặc thủ tục thuế liên quan dù không còn doanh thu.

• Bị xử phạt vi phạm hành chính: Việc không nộp hồ sơ khai thuế, không thông báo tạm ngừng hoặc không thực hiện thủ tục chấm dứt theo quy định có thể bị xử lý nếu thuộc trường hợp pháp luật quy định.

• Phát sinh tiền chậm nộp và nợ thuế: Nếu còn khoản thuế phải nộp mà chủ hộ không thực hiện đúng hạn, nghĩa vụ tài chính có thể tiếp tục tăng theo quy định. Việc ngừng bán hàng không tự động xóa các khoản nợ thuế đã phát sinh.

• Rủi ro kéo dài do bỏ sót thông báo của cơ quan thuế: Khi thông tin liên hệ hoặc trạng thái hoạt động chưa được cập nhật, chủ hộ có thể bỏ lỡ yêu cầu giải trình, thông báo nghĩa vụ thuế hoặc quyết định xử lý vi phạm.

Chính vì vậy, theo Điều 104 Nghị định 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 và hướng dẫn về hồ sơ tại Thông tư 68/2025/TT-BTC khi chủ hộ kinh doanh muốn dừng hoạt động hoàn toàn, cần thực hiện các bước sau:

Thứ nhất, hoàn thành các nghĩa vụ tài chính. Hộ kinh doanh phải thanh toán các khoản nợ, bao gồm nợ thuế và các nghĩa vụ tài chính khác, trừ trường hợp có thỏa thuận khác với chủ nợ.

Thứ hai, nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động. Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày thanh toán hết các khoản nợ, Hộ kinh doanh gửi hồ sơ thông báo chấm dứt hoạt động đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã. Hồ sơ đăng ký chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh bao gồm thông báo chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh;

Trường hợp hộ kinh doanh do nhóm cá nhân thành lập trước khi Nghị định 168/2025/NĐ-CP có hiệu lực, hồ sơ còn có thể cần biên bản họp theo quy định.

Thứ ba, hoàn tất nghĩa vụ thuế. Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ phối hợp với cơ quan thuế để xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ thuế và cập nhật tình trạng pháp lý của hộ kinh doanh.

Thứ tư, kiểm tra kết quả chấm dứt. Chủ hộ nên kiểm tra để bảo đảm tình trạng hoạt động đã được cập nhật chính thức, đồng thời hoàn tất các thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế và các thủ tục liên quan theo quy định.

Theo quy định hiện hành, các bước chấm dứt hiệu lực mã số thuế của hộ kinh doanh:

Bước 1. Nộp hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế

Theo khoản 4 và khoản 5 Điều 27 Thông tư 90/2026/TT-BTC, trước khi nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động tại cơ quan đăng ký kinh doanh, hộ kinh doanh thuộc trường hợp chấm dứt hoạt động phải nộp hồ sơ đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp để thực hiện thủ tục thuế.

Bước 2. Hoàn thành nghĩa vụ thuế và hóa đơn

Theo khoản 1 Điều 28 Thông tư 90/2026/TT-BTC, hộ kinh doanh phải:

• Hoàn thành nghĩa vụ về hóa đơn nếu có sử dụng hóa đơn.

• Hoàn thành việc nộp hồ sơ khai thuế còn

• Nộp các khoản thuế còn phải nộp.

• Xử lý số tiền thuế nộp thừa theo quy định.

Bước 3. Cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Theo điểm a.1 khoản 1 Điều 29 Thông tư 90/2026/TT-BTC, trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ hoặc thông tin của cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế ban hành thông báo về việc người nộp thuế ngừng hoạt động và đang làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế, đồng thời cập nhật thông tin và chuyển trạng thái mã số thuế của người nộp thuế thành “Người nộp thuế ngừng hoạt động và chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế” vào Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo ngày ban hành thông báo;

Cơ quan thuế quản lý trực tiếp Phối hợp với cơ quan thuế quản lý khoản thu nơi có địa điểm kinh doanh để xử lý nghĩa vụ của người nộp thuế tại cơ quan thuế quản lý địa điểm kinh doanh (nộp đầy đủ hồ sơ khai thuế, hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế, hóa đơn và xử lý số tiền thuế nộp thừa (nếu có)), xử lý bù trừ nghĩa vụ thuế hoặc hoàn trả theo quy định của pháp luật.

Bước 4. Nhận thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế

Theo điểm a.5 khoản 1 Điều 29 Thông tư 90/2026/TT-BTC, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi hộ kinh doanh hoàn thành các nghĩa vụ thuế theo quy định, cơ quan thuế ban hành thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế, cập nhật thông tin và chuyển trạng thái mã số thuế của người nộp thuế thành “NNT ngừng hoạt động và đã hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế” ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo ngày ban hành Thông báo.

Các quy định liên quan đến nội dung này được quy định cụ thể tại Thông tư 90/2026/TT-BTC ngày 30/9/2026.