Cập nhật, liên thông dữ liệu ngành giáo dục: Tốc độ phải gắn với chất lượng

Mời các bạn nghe nội dung chương trình:

Tại Hội nghị trực tuyến triển khai các giải pháp cấp bách nhằm hoàn thiện cơ sở dữ liệu ngành Giáo dục và Đào tạo ngày 21/9, Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo Hoàng Minh Sơn đã đề nghị, các đơn vị, địa phương cần rà soát, chuẩn hóa, cập nhật dữ liệu theo nguyên tắc “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung”; xác định rõ trách nhiệm của người đứng đầu đối với tiến độ và chất lượng dữ liệu thuộc phạm vi quản lý.

Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã yêu cầu các Sở Giáo dục và Đào tạo cùng các cơ sở giáo dục trước hết phải hoàn thiện dữ liệu văn bằng, chứng chỉ số, học bạ số và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành. Dữ liệu phải được cập nhật đầy đủ, chính xác theo các mốc thời gian cụ thể được giao cho từng khối giáo dục trong cuối tháng 9 và tháng 10/2026.

Liên thông dữ liệu giáo dục khắc phục điểm nghẽn số hóa

Trường nội trú liên cấp Bát Mọt, Thanh Hóa vừa thành lập trên cơ sở sáp nhập 2 trường tiểu học và 1 trường THCS. Trường vừa được xây mới trong chiến dịch xây dựng các trường phổ thông nội trú liên cấp tại các xã biên giới giai đoạn 1. Với tổng số hơn 600 học sinh, công tác hoàn thiện hồ sơ, chuẩn hóa dữ liệu theo thầy Lê Hồng Sâm, Hiệu trưởng nhà trường được tiến hành song song với nhiều nhiệm vụ khác như ổn định, vận hành mô hình trường liên cấp, tổ chức bữa ăn cũng như nền nếp cho học sinh nội trú và cả chuẩn hóa thông tin học sinh toàn trường.

“Nhà trường đã chỉ đạo các đồng chí phó hiệu trưởng phụ trách cập nhật học bạ số để đảm bảo học sinh đạt học bạ số 100%, đảm bảo công tác lưu trữ hồ sơ trên hệ thống và học sinh chuyển đến chuyển đi sẽ đảm bảo thông tin thuận lợi và đầy đủ, kịp thời”, thầy Lê Hồng Sâm chia sẻ.

Dù ở vùng biên giới khó khăn nhưng hệ thống intenet được đảm bảo chất lượng giúp công việc hoàn thiện hồ sơ, cập nhật dữ liệu thực hiện trơn tru. Trường có nhiều thầy cô lớn tuổi, công nghệ chưa kịp cập nhật nhưng theo thầy Sâm hoàn toàn có thể khắc phục được nhờ sự hỗ trợ từ những đồng nghiệp trẻ, thành thạo công nghệ.

Hiện tại, phần mềm và app dữ liệu thông tin học sinh gồm cả bảng điểm, học bạ điện tử ở các địa phương không giống nhau. Ví dụ tỉnh Thanh Hóa hiện đang sử dụng vnEdu; thành phố Hà Nội lại dùng Enet Việt, thành phố Quảng Ninh dùng SMAS… Việc nhập liệu thông tin lên hệ thống chung sẽ cần có thêm thao tác kĩ thuật cũng như sự liên thông giữa các phần mềm riêng.

“Tôi mong muốn trên cả nước thống nhất chung một hệ thống phần mềm để thực hiện được đồng bộ, phạm vi thuyên chuyển hồ sơ học bạ, điểm số, thông tin học sinh không chỉ kết nối trong tỉnh mà có thể cả ngoài tỉnh vì đã có hệ thống dữ liệu đồng bộ và thống nhất”, thầy Hồng Sâm phân tích.

Thực tế, sau khi tốt nghiệp THCS, học sinh nhà trường muốn học tiếp lên sẽ phải rời sang địa bàn khác có trường THPT. Việc cập nhật dữ liệu cá nhân học sinh như bảng điểm, học bạ đã có giá trị liên thông trong tỉnh nên khi các em thay đổi cấp học, địa bàn học trong tỉnh không phải thực hiện quá nhiều thủ tục liên quan đến hồ sơ, giấy tờ.

Tuy nhiên, quá trình học nghề hoặc học đại học, phần lớn các em sẽ chuyển sang một tỉnh, thành phố khác. Hiện nay, việc chuyển từ cấp THPT sang trường nghề hoặc đại học vẫn cần bản sao hồ sơ bảng điểm, học bạ, giấy khai sinh để các cơ sở đào tạo kiểm tra trước khi nhập học. Điều này sẽ khiến học sinh và gia đình phải làm nhiều thủ tục liên quan đến giấy tờ, hồ sơ.

“Sở Giáo dục và Đào tạo Quảng Ninh chỉ đạo dùng hồ sơ điện tử thì không dùng hồ sơ giấy nữa. Tuy nhiên do mỗi tỉnh sử dụng một phần mềm nên chắc phải khi cả nước thống nhất thì sẽ không ai bắt phụ huynh và học sinh mang hồ sơ giấy theo khi nhập học ở các địa bàn khác nhau. Liên thông hồ sơ từ cấp phổ thông với các trường đại học vẫn đang là khó khăn chung của cả nước”, cô Nguyễn Thị Lan, Hiệu trưởng trường THPT Trần Phú, thành phố Quảng Ninh phân tích.

Trường THPT Trần Phú đã thực hiện việc cập nhật dữ liệu trên hệ thống phần mềm SMAS của Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Quảng Ninh tổ chức triển khai cùng Viettel. Gần đây, lãnh đạo các nhà trường cùng giáo viên đều tham gia tập huấn phần mềm chung của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Cô Lan cho biết Sở đã có tập huấn cho các trường và hiện nay cũng đang thực hiện dần với các thông tin đang sử dụng. Sau này, khi các thầy cô làm thạo sẽ số hóa tiếp các hồ sơ, tài liệu của các thế hệ người học trước đây.

"Chắc chắn sẽ khó khăn do khối lượng việc nhiều, hồ sơ lưu trữ của nhiều thế hệ học sinh có thể có những sai lệch, mờ nhòe do thời gian và công tác bảo quản nhưng tiện lợi và thực sự có giá trị trong tích hợp thông tin nên tôi cho rằng làm dần sẽ thực hiện được nếu có lộ trình và tập huấn cẩn thận”, cô Lan chia sẻ.

Nhanh nhưng cần chính xác

Khối lượng dữ liệu của ngành giáo dục rất lớn, với khoảng 55.000 cơ sở giáo dục, 26 triệu người học, chưa kể dữ liệu của các năm trước cần tiếp tục được cập nhật, làm sạch và số hóa.

Công việc này cần triển khai nhanh để góp hoàn thành hệ thống dữ liệu quốc gia, đặc biệt là dữ liệu về người học, học bạ số, văn bằng và chứng chỉ số. Đặc biệt trong bối cảnh sáp nhập địa phương, xóa bỏ phòng giáo dục quận huyện và vừa qua sáp nhập các nhà trường, công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ giấy ít nhiều sẽ bị tác động, dễ gây mất mát hoặc sai lệch dữ liệu.

Dữ liệu đầy đủ, chính xác, được cập nhật kịp thời là điều kiện để thực hiện dịch vụ công, kết nối và chia sẻ dữ liệu, giảm giấy tờ cho người dân, đồng thời nâng cao hiệu quả quản trị nhà nước.

TS Lê Hiếu Học, Trưởng khoa Khoa học và Công nghệ Giáo dục, Đại học Bách Khoa Hà Nội khẳng định giá trị lớn nhất của cơ sở dữ liệu ngành không chỉ ở số hóa hồ sơ mà còn tạo ra một nguồn dữ liệu thống nhất, tin cậy, giúp thực hiện quản trị giáo dục.

“Khi dữ liệu về người học, đội ngũ, cán bộ giảng viên, trường học, kết quả học tập, văn bằng chứng chỉ được chuẩn hóa và liên thông, cơ quan quản lý có thể nắm được thực trạng gần như theo thời gian thực. Và từ đó cũng sẽ dự bán được nhu cầu, phân bổ nguồn lực và giúp đưa ra các quyết định chính xác hơn. Với người dân và nhà trường, việc có dữ liệu liên thông sẽ giúp giảm giấy tờ, giảm việc kê khai lại nhiều lần, xác minh thông tin nhanh hơn cũng như thực hiện các dịch vụ công thuận lợi hơn ”, TS Lê Hiếu Học phân tích.

Nhưng ở góc độ triển khai thực tế, TS Lê Hiếu Học cũng phải khẳng định đây được xem như phần việc không dễ khi thời gian thực hiện cần nhanh, dữ liệu thì rất khổng lồ và lại có sự vênh lệch do rất nhiều yếu tố.

Ngành giáo dục có dữ liệu được hình thành qua nhiều năm ở nhiều địa phương, nhiều hệ thống khác nhau. Bởi lẽ đó, rất có thể thiếu, sai lệch, trùng lặp hoặc không thống nhất. Ví dụ như cách ghi họ tên, ngày sinh, mã định danh hoặc kết quả học tập của học sinh. Với hồ sơ giấy tờ cũ, tình hình càng khó khăn lớn hơn.

“Vì vậy, tôi cho rằng không nên đặt mục tiêu số hóa thật nhanh bằng mọi giá. Quan trọng hơn, chúng ta cần có quy trình như số hóa, đối chiếu, làm sạch, xác thực, tích hợp. Và nếu như dữ liệu đầu vào mà không chính xác thì cho dù hệ thống công nghệ của chúng ta hiện đại đến đâu, kết quả quản trị vẫn có thể sai. Chất lượng dữ liệu phải đi cùng với tiến độ số hóa”, TS Hiếu Học phân tích.

Hiện nay, nguồn thông tin dữ liệu của các địa phương có sự khác biệt do nền tảng được lựa chọn và cài đặt ban đầu. Có nơi là Enet Việt, nơi khác chọn vnEdu hoặc misa.

TS Lê Hiếu Học cho rằng các nhà trường không nhất thiết phải dùng chung một phần mềm. Điều quan trọng hơn nằm ở việc phải chuẩn dữ liệu chung và có cơ chế để kết nối chung.

Các phần mềm nhập dữ liệu cùng tồn tại nhưng phải “nói chuyện” được với nhau. Cụ thể là kết nối được với cơ sở dữ liệu của ngành trên cơ sở thống nhất các mã định danh, cấu trúc dữ liệu, tiêu chuẩn trao đổi dữ liệu và cơ chế để kiểm tra tính chính xác.

TS Lê Hiếu Học cho rằng không nên để giáo viên trở thành người làm nhiệm vụ nhập lại dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác. Công nghệ nên được sử dụng ở các khâu, các công việc hành chính, không thể vì chuyển đổi số lại tạo thêm một tầng công việc mới cho giáo viên.

Thay vì ngồi nhập lại dữ liệu thủ công, hoàn toàn có thể tận dụng thông tin có sẵn từ các hệ thống. Điều này sẽ giảm giảm tải công việc.

Tuy nhiên, số hóa phải gắn với dữ liệu có cấu trúc để có thể tìm kiếm và sử dụng được chính xác, an toàn, lâu dài về sau.

Tính đến ngày 20/9/2026, hệ thống cơ sở dữ liệu học bạ số đã tiếp nhận gần 18 triệu học bạ của học sinh phổ thông, đạt 93,11%; 100% học bạ được tải lên hệ thống đều đã ký số xác thực. Đối với giáo dục thường xuyên, hơn 397.000 học bạ số được phát hành thành công, đạt 79%.

Trong lĩnh vực văn bằng, chứng chỉ, toàn ngành đã số hóa hơn 17,7 triệu bản, trong đó gần 10,6 triệu bản đã được ký số, đạt 59,5%.

Về tiến độ hoàn thiện và ký số dữ liệu giữa các cấp học, cơ sở đào tạo, hiện tỷ lệ cơ sở giáo dục nghề nghiệp ký số thông tin chung mới đạt 48,6%; đối với giáo dục đại học, tỷ lệ cơ sở đào tạo đã ký số đạt 44,4%./.