Ở các doanh nghiệp, các tập đoàn lớn đa phần trong cơ cấu tổ chức đều có Phòng Pháp chế nhằm tư vấn pháp luật, hỗ trợ cho các hoạt động quản lý điều hành doanh nghiệp và hỗ trợ cho các bộ phận trong doanh nghiệp hoạt động dựa trên cơ sở các quy định của Pháp luật, giảm thiểu các rủi ro pháp lý tiềm ẩn. Tuy nhiên, ở những doanh nghiệp nhỏ và vừa, bộ phận Pháp chế hầu như chưa được chú trọng và chưa có trong cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp này.
“Doanh nghiệp của tôi không có bộ phận cán bộ phụ trách pháp chế vì thứ nhất doanh nghiệp nhỏ, doanh thu hằng năm chỉ khoảng 30-50 tỷ thành ra nếu phải thuê một nhân viên pháp chế rất phí, liên quan đến lương, các khoản chi phí khác, hiện tại doanh nghiệp nhỏ chưa cần thiết”, ông Nguyễn Ngọc Trường, Giám đốc một công ty TNHH quy mô nhỏ chia sẻ.
Để giải quyết những vấn đề phát sinh trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp liên quan đến pháp luật, doanh nghiệp nhỏ như của anh Ngọc Trường sẽ phân công kiêm nhiệm và trong nhiều những tình huống phát sinh sẽ sử dụng dịch vụ từ các công ty tư vấn Luật. Ví dụ vấn đề Thuế của doanh nghiệp đã có bộ phận kế toán phụ trách. Những vấn đề khác nếu liên quan đến pháp luật như xuất nhập khẩu sẽ tùy theo sự vụ để có thể tư vấn từ bạn bè hoặc thuê luật sư. Công ty giảm được chi phí khi chi trả theo từng sự vụ, từng vấn đề phát sinh.
Hầu hết chỉ có bộ phận Hành chính nhân sự sẽ kiêm nhiệm hết các công việc từ hợp đồng, soạn thảo công văn, giấy tờ của doanh nghiệp, văn bản của bộ phận nào thì bộ phận đó có trách nhiệm soạn thảo sau đó sẽ gửi xin ý kiến của các bộ phận khác trong Công ty.
Thực tế này theo chị Nguyễn Như Trà, một người trong suốt 20 năm sau khi tốt nghiệp đại học Luật Hà Nội, trải qua vị trí cán bộ pháp chế của 4 công ty, tập đoàn lớn trong nước là vô cùng phổ biến. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ cố gắng tiết kiệm chi tiêu, tinh giản nhằm hạn chế sự cồng kềnh bộ máy nhân sự là một trong những yếu tố sống còn và thúc đẩy sự phát triển. Tuy nhiên theo chị Như Trà, có những phần việc liên quan đến pháp luật, nếu doanh nghiệp không có sự tư vấn, hướng dẫn từ đầu của cán bộ pháp chế, thiệt hại sẽ khó lường.
Theo chị Trà, cần có cơ cấu bộ phận pháp chế hoặc nếu với một doanh nghiệp nhỏ hay vừa mà chưa cần thiết đến 1 phòng thì cần 1 nhân sự pháp chế vì thực chất doanh nghiệp vị trí này rất khó để kiêm nhiệm.
Đôi khi nhìn vào, bộ máy theo mô hình kiêm nhiệm vẫn hoạt động bình thường nhưng khi có tình huống pháp lý phát sinh hoặc có mâu thuẫn, tranh chấp với đối tác từ những vấn đề nhỏ nhất, những doanh nghiệp vừa và nhỏ trong giai đoạn khởi nghiệp sẽ lúng túng, không biết phải xử lý thế nào. Có những vấn đề tưởng chừng rất đơn giản nhưng nếu không có chuyên môn về Luật thì sẽ không hiểu đúng và đầy đủ.
Một ví dụ cụ thể chị Trà nêu như mức phạt hợp đồng đều có khống chế nhưng nếu quy định rõ ràng trong hợp đồng sẽ tránh được những phiền toái sau này. Khi ngồi đàm phán cụ thể trong trường hợp bên bị chậm bàn giao đòi tiền phạt chậm bàn giao hơn 100% giá trị hợp đồng khiến hai bên phải ngồi với nhau rất mệt mỏi. Hoặc đơn giản như doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng không đúng, hoặc ra các quyết định kỉ luật không căn cứ trên bộ luật lao động, gặp người lao động hiểu về luật sẽ gặp phiền phức.
Về cơ bản, bộ phận pháp chế doanh nghiệp là bộ phận có vai trò đảm bảo mọi hoạt động của doanh nghiệp đúng quy định của pháp luật, từ đó giảm thiểu các rủi ro về mặt pháp lý và bảo vệ tối đa cho quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp. Ngoài ra bộ phận pháp chế còn có rất nhiều vai trò cụ thể trong mỗi doanh nghiệp như: Xây dựng, kiện toàn các quy trình, quy định, nội quy… phục vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp doanh nghiêp vận hành và thực hiện chuẩn chỉnh; Kiện toàn, chuẩn hóa và kiểm soát hệ thống văn bản nội bộ phục vụ cho các hoạt động kinh doanh phát sinh thường xuyên của của Doanh nghiệp; Thực hiện thủ tục thay đổi Đăng ký kinh doanh của Doanh nghiệp.
Trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng phát triển và hội nhập, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần ý thức được sự cần thiết của bộ phận Pháp chế trong doanh nghiệp. Từ đó xây dựng cơ cấu tổ chức của bộ phận này phù hợp với quy mô, sự cần thiết của doanh nghiệp mình, góp phần tạo hành lang pháp lý an toàn cho doanh nghiệp tập trung phát triển sản xuất, kinh doanh.
Mời các bạn bấm nút nghe nội dung:
