Thực hiện theo định hướng chuyển đổi số của Chính phủ, UBND TP. Đà Nẵng, Sở Văn hóa và Thể thao về việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ trong các khâu nghiệp vụ bảo tàng và phát huy giá trị di sản trên địa bàn thành phố;
Bảo tàng Điêu khắc Chăm đã tiên phong triển khai việc ứng dụng công nghệ quản lý, truy xuất thông tin hiện vật nhanh, trực tiếp từ hệ thống mã QR (Quick Response - Mã phản hồi nhanh) tại Kho số 1.
Đây là cơ sở để Bảo tàng thực hiện việc quản lý hiện vật kho một cách chặt chẽ, khoa học, tiết kiệm thời gian và công sức của đội ngũ quản lý; đồng thời đáp ứng nhu cầu nghiên cứu của công chúng ngày một tốt hơn.
Ngay từ đầu năm 2022, Bảo tàng đã xác định việc cải tạo, tổ chức lại 02 kho bảo quản với số lượng khoảng 300 hiện vật là một trong ba nhiệm vụ trọng tâm của đơn vị trong năm. Đây là công việc cấp thiết để đảm bảo công tác bảo quản hiện vật được an toàn, khoa học và tạo cơ sở dữ liệu ổn định nhằm cập nhật vào phần mềm Hệ thống thông tin quản lý hiện vật mà Cục Di sản văn hóa đã triển khai tập huấn trên toàn quốc từ tháng 11/2021.
Với việc quản lý, truy xuất thông tin theo cách truyền thống thông qua mã kiểm kê ghi chú trên hiện vật, người phụ trách quản lý hoặc nhà nghiên cứu sẽ gặp nhiều bất tiện.
Thứ nhất, việc tìm và đọc được mã kiểm kê trên hiện vật đòi hỏi người quản lý phải có chuyên môn và kinh nghiệm trong công tác kiểm kê, nắm rõ thông tin ghi chú trên từng hiện vật; việc này không dễ với các viên chức không có chuyên môn hoặc công chúng phổ thông nếu có nhu cầu muốn tìm hiểu.
Thứ hai, việc tra cứu nếu cần, bắt buộc người dùng phải trực tiếp mở hồ sơ giấy để đối chiếu, so sánh hoặc qua hệ thống lưu trữ ở máy tính cố định, dưới sự hỗ trợ của chuyên viên phụ trách kho và kiểm kê. Như vậy chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến công tác bảo quản hồ sơ và sổ kiểm kê hiện vật, đồng thời tiêu tốn thời gian và công sức của nhiều bên liên quan.
Cuối cùng, khi có nhu cầu tìm kiếm mở rộng hay nhóm hiện vật theo trường dữ liệu như chủ đề, xuất xứ, niên đại, chi tiết hình ảnh, tình trạng bảo quản… thì phương cách tra cứu truyền thống trên bộc lộ nhiều hạn chế khi không thể trả thông tin nhanh và đầy đủ nếu không có người phụ trách kho hỗ trợ tìm kiếm và truy xuất thông tin.
Với tính phổ biến, nhiều tiện lợi cho người dùng của mã QR, cùng việc triển khai đồng bộ số hóa dần hồ sơ lý lịch và các tài liệu liên quan đến hiện vật, có phương thức kết nối trực tuyến, đảm bảo theo đúng quy định và hướng dẫn mà Cục Di sản Văn hóa đã ban hành; phương án này hoàn toàn có thể hỗ trợ bộ phận nghiệp vụ giải quyết nhiều bất cập đã nêu trên.
Qua thực tế triển khai bước đầu, phương pháp đã tiết kiệm được nhiều công sức cho đội ngũ quản lý, cũng như giúp các đối tượng có nhu cầu nghiên cứu dễ dàng tiếp cận hơn các thông tin hồ sơ của hiện vật một cách khoa học, chính xác.
